Compartir todas las calificaciones del cuaderno del profesor con nuestro alumnado y su familia en un solo clic

En una entrada reciente relataba la experiencia que tuve el curso pasado al reunirme con una madre que no sabía qué estaba dando su hijo de 1.º ESO ni qué calificaciones estaba sacando. Lo curioso del caso no es que la causa fuese que este no la informara, sino que la informaba mal (la entrada es esta). Años atrás recuerdo también haberle tenido que desmentir a otra madre que el 3 que le había llegado a su hijo por correo calificando una prueba dada estaba valorado sobre 4, como este le había contado. ¿Cuántos no habremos tenido experiencias de este tipo? No obstante, no fueron solo estas experiencias las que me indujeron a reflexionar sobre la necesidad de informar a las familias periódicamente de todas las calificaciones obtenidas por sus hijos en clase. El año pasado trabajé con un compañero, trabajador incansable, del que aprendí muchísimo, que tuvo algunos desafortunados desencuentros con algunas familias porque no comprendieron correctamente la aplicación del método del "flipped classroom" por su parte. ¡Con lo fácil que sería que viesen la de cosas que hacía en clase si solo supiesen lo que ocurría en su aula!, pensaba yo. Y esa fue la mecha, el germen de la idea que voy a exponer a continuación: un método para comunicar rápida y automáticamente a las familias las calificaciones obtenidas en clase por sus hijos pero con el que, colateralmente, también las familias pueden ser conocedoras del ingente trabajo que se desarrolla en el aula.

Pero, ahora bien, esto... ¿cómo lo hacemos?

Debo aclarar de entrada que no tengo Idoceo, herramienta con la que creo que esto puede hacerse también automáticamente: yo soy de los que se resisten a abandonar las fórmulas de la hoja de cálculo de Excel que tanto tiempo le llevaron crear. En este caso necesitamos un complemento de Google Drive, llamado "Yet another mail merge", del que ya he hablado en alguna otra entrada a propósito de la comunicación automática a mi alumnado de los resultados obtenidos en un formulario de Google Drive (ver aquí). ¿Qué hace este complemento? Te posibilita vincular los datos de cada una de las filas de una hoja de cálculo creada en Google Drive a un correo electrónico. Imagina que pudieras relacionar todos los datos de un alumno(a) dado(a), recogidos en tu cuaderno en una misma fila, con una dirección de correo, y enviárselos. ¡Pues eso he hecho! Y no os creáis que lleva mucho tiempo.

Para ello solo he tenido que reunir las direcciones de correo electrónico de mi alumnado y de sus familias. Lo primero ha sido muy fácil: al trabajar este curso con Google Classroom, plataforma a la que mi alumnado accede con su cuenta de Google, rápidamente he podido crear un repositorio con sus direcciones. Para conseguir lo segundo, como explico en otra entrada (se puede consultar aquí), les solicité a los tutores de los grupos en que imparto clase que comunicaran en la reunión vespertina de inicio de curso que se pusiesen en contacto conmigo aquellos padres que tuviesen interés en recibir periódicamente un correo electrónico con las calificaciones de sus hijos. Tan pronto como recibía un mensaje de su parte, los añadía a mi base de datos. (En próximos cursos estoy considerando añadir esa información en el reverso de un contrato de uso responsable de la tecnología como el que provisionalmente he diseñado en esta entrada.)

Intercambio de mensajes con una madre interesada en que le proporcione periódicamente información sobre la evaluación de su hija.

Ahora bien, para que el complemento de Google Drive pueda funcionar, es necesario haber redactado un mensaje que quede alojado en la carpeta borradores con el que vincularlo al final del proceso. La captura de pantalla al término de este párrafo es un ejemplo de este mensaje. Como se puede observar en él, en este mensaje recojo de forma ordenada todas las actividades realizadas en dos unidades diferentes de 3.º ESO y aprovecho para explicar los criterios de calificación. Sin embargo, para que pueda efectuarse la vinculación con los datos de la hoja de cálculo de Google Drive, es necesario añadir información autocompletable, como $%Alumno% o $%Nota6%, que deben coincidir con el nombre de la columna de la hoja de cálculo de Google Drive de donde queramos que tome o complete los datos (se corresponde con la primera fila, solo que sin el símbolo del dólar ni los de porcentaje, como se puede observar en una imagen más abajo).

Hecho esto, solo tengo que exportar los datos de mi cuaderno del profesor en Excel a una hoja de cálculo creada a tal efecto en Google Drive. Para ello fui copiando columna a columna y pegándolas después en la columna correspondiente de la hoja de cálculo, la que se correspondiera con el mensaje en borrador con que iba a vincular la hoja más tarde. (También se pueden copiar todas las columnas a la vez y asignarles en el mensaje-borrador el nombre que yo les hubiera dado en mi cuaderno del profesor -"Func.", o "señal."-, pero bueno, yo soy de aquella manera.)

Hecho esto, el resultado fue el que muestro en la siguiente imagen:

A continuación solo tuve que activar el complemento, previamente descargado en mi cuenta de Google Drive. La opción que me interesa es "iniciar combinación de e-mails", que -como he dicho- me permite enlazar con un mensaje previamente redactado y alojado en la carpeta "borradores".

A continuación, hecho esto, a nuestro alumnado, de forma totalmente automática e individual, es decir, que solo le llegan sus propias calificaciones y ninguna otra, le llega un correo electrónico como el que aparece a continuación, en el que se han autocompletado los datos que faltaban. Y ¡voilà!, así, en pocos minutos, sin invertir demasiado tiempo (quizá solo al principio, la primera vez, redactando el mensaje-borrador y creando la tabla), he podido enviarles a mi alumnado de 3.º ESO y a sus familias las calificaciones que ha obtenido en las dos últimas unidades didácticas impartidas.

Correo electrónico que el alumnado agradece, como demuestra el mensaje de respuesta que me envió este alumno (catalogado por mis compis como el "disruptivo graciosillo"):

Para quien todavía lo necesite, dejo un vídeo del canal Princippia en el que se explica cómo funciona este fantástico complemento de Google Drive: